Seguir algumas dicas simples, vai ajudar você a não perder tempo em uma reunião
Você já sentiu que ficou horas em uma reunião e no final percebeu que a única finalidade foi perder tempo? Sim, isso pode acontecer no cotidiano da sua empresa e atrasar o desenvolvimento da sua equipe. Para ajudar a resolver esse problema, vamos te apresentar os 5 erros mais comuns que te fazem perder tempo em uma reunião. Além disso, vamos compartilhar com você os segredos para reduzir o tempo da reunião, aumentar a assertividade e garantir o desenvolvimento de sua equipe.
Não programar a reunião previamente
Não programar a reunião com antecedência pode atrapalhar a rotina de atividades que sua equipe já tinha preparado para o dia. Imprevistos acontecem e certas demandas precisam ser tratadas com urgência. Para resolver isso, agende as reuniões com o máximo de antecedência possível. Certifique-se da disponibilidade da sua equipe com no mínimo um dia de antecedência
Não convidar as pessoas corretas
Não convidar as pessoas corretas para a reunião pode gerar falta de engajamento nas pautas que estão sendo discutidas. Além disso, pode ocorrer o desperdício de tempo de uma pessoa que poderia estar sendo mais bem aproveitado em outra atividade. Para solucionar essa questão, analise o papel de cada membro de sua equipe para identificar se a presença dele será realmente indispensável. Logo, se você identificar que algumas pessoas vão apenas acompanhar a reunião, basta enviar uma ata com as resoluções. Pronto! Um valioso tempo será poupado!
Não ter uma pauta definida
Não ter uma pauta definida da reunião causa perda de foco e dificulta a resolução dos assuntos. Portanto, defina e informe aos participantes, antes da reunião, quais serão os tópicos abordados.. Além disso, deixe clara a possibilidade de a equipe acrescentar algum tópico que julgar importante, desde que esteja relacionado pauta da reunião.
Não delimitar o tempo de duração da reunião
Não delimitar o tempo de duração da reunião faz com que sua equipe não consiga se programar para outras atividades do dia. Sendo assim, cada tópico da reunião deve ter uma duração pré definida. Esta é uma estratégia importante porque força sua equipe a tomar decisões mais rápidas. É claro, flexibilizações podem acontecer, mas manter o foco da reunião em um intervalo de tempo é fundamental para otimizá-lo.
Não definir as tarefas, os responsáveis e os prazos
Não definir as tarefas, os responsáveis e os prazos de cada tópico aumenta os riscos das idéias ficarem apenas no papel e não serem colocadas efetivamente em prática. Por isso, defina quais serão as tarefas, quem serão os responsáveis e qual será o prazo para cada entrega. Se possível, já agende a próxima reunião para avaliar os resultados obtidos.
Ficou claro para você que deve ser feito para não perder tempo com reuniões improdutivas? Em um mercado onde as mudanças estão acontecendo de forma tão rápida, a frase “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira. Se você ainda tem dúvidas sobre como gerenciar as atividades de sua equipe, leia nosso artigo 3 ferramentas gratuitas para gestão de tarefas.